Правила ведения и хранения личных дел сотрудников по закону

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Личное дело работника Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее. Нормативная база Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт положение или инструкцию по ведению ЛД , в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т.

Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям.

Список документов, которые хранятся в личном деле DOC файл Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. Для остальных работников обязательность и порядок ведения личных дел может определяться ЛНА работодателя. Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ № 125 от 10.05.2018 Об утверждении Порядка ведения личных дел муниципальных служащих

Под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с настоящим Положением.

Представитель нанимателя в лице руководителя государственного органа либо его представителя, осуществляющих полномочия нанимателя от имени Российской Федерации или субъекта Российской Федерации далее - представитель нанимателя , обеспечивает защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

Представитель нанимателя определяет лиц, как правило, из числа работников кадровой службы государственного органа, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования: а обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации далее - гражданская служба , в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей; б персональные данные следует получать лично у гражданского служащего.

В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах гражданских служащих, гражданские служащие имеют право: а получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных в том числе автоматизированной ; б осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; в требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона.

Гражданский служащий при отказе представителя нанимателя или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданского служащего имеет право заявить в письменной форме представителю нанимателя или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие.

Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; г требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них; д обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных гражданского служащего.

Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого гражданского служащего, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом и другими федеральными законами.

Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо вправе подвергать обработке в том числе автоматизированной персональные данные гражданских служащих при формировании кадрового резерва. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой государственного органа. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации , а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

В соответствии с частью 5 статьи 20 Федерального закона сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом Российской Федерации или Правительством Российской Федерации, предоставляются для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих, а сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих субъекта Российской Федерации предоставляются для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих.

Средствам массовой информации по их обращениям предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих, указанных в пункте 12 настоящего Положения: а декларированный годовой доход; б перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них; в перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.

Сведения, указанные в пункте 13 настоящего Положения, предоставляются на основании данных, имеющихся в кадровой службе государственного органа на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.

В предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать: а иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, кроме указанных в пункте 13 настоящего Положения; б данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего; в данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского служащего, а также его супруги ее супруга , детей и иных членов его семьи; г данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании; д информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.

В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях.

Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования. Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного настоящим Положением.

При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 22 настоящего Положения , хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

Определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации, а также ведения его личного дела. Под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело.

Средствам массовой информации по их обращениям предоставляются сведения о декларированном годовом доходе государственного служащего, перечень объектов недвижимости, принадлежащих ему на праве собственности или находящихся в его пользовании, а также перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих ему на праве собственности.

Указ вступает в силу со дня его официального опубликования. N , в Собрании законодательства Российской Федерации от 6 июня г. N 23 ст. N

Личное дело работника

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистую оборотную сторону последнего листа документа. Если забыли подшить в дело лист-заверитель, его разрешается приклеить на внутреннюю сторону обложки дела. Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи. Это могут быть: - литерные и пропущенные номера; - наклеенные листы если их нет, ставится прочерк ; - номера конвертов с вложенными документами и количество вложенных в них листов. Заверительная надпись подписывается сотрудником, который ее составлял.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Енвд Личные дела сотрудников хранятся. Что должно храниться в личном деле сотрудника. После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива. Законодательная база для оформления Хорошее документальное управление даст нам конкурентные преимущества, среди которых мы можем выделить.

Личное дело трудовой кодекс

Контроль исполнения документов Порядок хранения личных дел сотрудников Документы, входящие в состав личного дела работника, содержат его персональные данные и при этом некоторые из них относятся к документам длительных сроков хранения. Поэтому как текущее, так и архивное хранение личных дел работников осуществляется по особым правилам и предусматривает специальную процедуру при оформлении и передаче их на хранение в архив организации. Справка Текущий порядок хранения личных дел работников В практике текущего делопроизводства сведения, информация, хранящаяся в личном деле используется довольно часто, например, при планировании карьеры сотрудника, разработки программы его обучения, уточнения условий заключенного с ним трудового договора. Поэтому текущее хранение личных дел работников необходимо организовать таким образом, чтобы обеспечить их быстрый оперативный поиск и, вместе с тем, исключить несанкционированный доступ к персональным данным третьим лицам. Папки с этими кадровыми документами должны храниться либо в специальном сейфе, либо в опечатываемом закрытом шкафу, доступ к которому разрешен только тем должностным лицам, перечень которых утвержден приказом руководителя. Лицо, ответственное за сохранность и обеспечение ограниченного доступа — это, как правило, руководитель кадровой службы. Папки с личными делами хранятся на полках шкафов вертикально, корешками с номерами наружу. Если штатная численность предприятия превышает 50 человек, есть смысл вести алфавитные карточки, в которых, кроме фамилии, имени и отчества работника будет указан номер его личного дела и дата, когда оно было заведено. Это позволит существенно ускорить поиск нужной папки. Если кадровый состав организации небольшой, учет личных дел можно вести с помощью специальной алфавитной книги.

Личное дело работника

Общие положения 2. Порядок формирования личного дела в текущем делопроизводстве 3. Хранение личных дел в текущем делопроизводстве 4. Правила работы с личным делом 5. Сроки хранения личных дел 6. Подготовка личных дел к архивному хранению 8.

Настоящее Положение разработано на основании Федерального Закона от 02 марта г. Личное дело оформляется после издания распоряжения о назначении на должность муниципальной службы.

Автобиография подписывается составителем с указанием даты. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению других документов личного дела работника? Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке аттестат, диплом, свидетельство и др. В заявлении указываются: адресат кому адресуется заявление , заявитель автор , название вида документа заявление , текст, подпись, дата составления.

Личное дело работника в 2019 году

Какие документы можно хранить в личном деле: список Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами. Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее. На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю. Исключения установлены для государственного и муниципального сектора. В папки включают ряд документом, в том числе и ксерокопии паспортов. Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов.

Сколько лет хранить личные дела сотрудников

Личное дело Когда оформляется? Личная карточка входит в состав личного дела и представляет собой упрощенный вариант объединения персональных данных работника. Относится к категории факультативных документов, оформлять и вести которые не обязательно, однако для всех муниципальных, государственных гражданских служащих и военнослужащих личные дела обязательны.

Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел воспитанников 1. Общие положения 1. Понятие личного дела воспитанника. Личное дело воспитанника МБДОУ - это совокупность данных о воспитаннике, представленных в виде соответствующих документов или их заверенных копий. Личное дело воспитанника представляет собой индивидуальную папку с файлами, в которой находятся документы или их заверенные копии.

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства — по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе. Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т. Сроки оформления личного дела Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом. Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места.

Подробнее о значении и порядке заполнения описи читайте ниже. Зачем нужна опись? Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу. При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться. Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо. Порядок составления описи Личные дела сотрудников в негосударственных немуниципальных компаниях отнесены к архивным документам частной собственности подп. Что касается срока их хранения, то он составляет: не менее 75 лет, если они были созданы до года подп.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 6
  1. Ростислава

    Могу ли я приватизировать квартиру на себя так чтоб некто не мог притендовать на нее?

  2. Ян

    І ще торт це потенційна загроза, особливо, якщо домашня якась кухарка заробляє гроші, здираючі їх з батьків. Якщо хочуть їсти, то відповідно це треба робити не в школі, а в кафе. Поки що здаватєлям грошей щастило і нікого не госпіталізували після цих кулінарних шедеврів абсолютно некорисних для здоров'я тортів.

  3. juncfrosecli

    Что такое алименты?

  4. Альбина

    Та ЗУ «Про житлово-комунальні послуги (стаття 19).

  5. Калерия

    Красиво сказано уважаю вас.

  6. lonmosino

    Теперь только письменный договор заверенный в нотариуса, и пехать только при свидетелях, с видеофиксацией

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных